E-Rechnung & DMS

E-Rechnung einführen – für Selbstständige und kleine Unternehmen

Sie müssen E-Rechnungen empfangen können und bald auch selbst versenden. Wir richten das passend zu Ihrer vorhandenen Software ein und weisen Sie ein – ohne Fachchinesisch.

Unverbindlich anfragen 0721 6090610

Hand bedient ein Tablet neben Papierdokumenten, digitaler Ordnerbaum als Symbol für E-Rechnung und DMS

Was sich ändert – und was jetzt zu tun ist

Im B2B-Geschäft in Deutschland gilt die E-Rechnungspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird in Stufen verpflichtend, mit Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027. Eine PDF-Rechnung per E-Mail genügt dann nicht mehr als Rechnung.

Wir sorgen auf der IT-Seite dafür, dass Sie vorbereitet sind. Steuerliche Fragen, etwa zu Ausnahmen für Kleinunternehmer, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Empfang: E-Rechnungen von Lieferanten öffnen, prüfen und ablegen können
Ausstellen: E-Rechnungen aus Ihrer Rechnungssoftware oder Ihren Vorlagen erzeugen
Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten)
Aufbewahrung: Belege nachvollziehbar, auffindbar und gesichert ablegen

In drei Schritten zur E-Rechnung

Wir holen Sie dort ab, wo Sie stehen – ob mit Word-Vorlage, Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware.

1. Bestandsaufnahme

Wir sehen uns an, wie Sie Rechnungen heute schreiben, empfangen und ablegen, und prüfen, was Ihre Software bereits kann.

2. Einrichtung

Empfang und Erzeugung von XRechnung und ZUGFeRD, Prüfung (Validierung) und Versand – auf Wunsch verschlüsselt und signiert.

3. Einweisung

Wir zeigen Ihnen und Ihrem Team den neuen Ablauf in der Praxis, damit er im Alltag funktioniert.

Wann Sie von uns mehr haben als von Software allein

Buchhaltungsprogramme bringen E-Rechnung zunehmend mit. Hilfe lohnt sich vor allem dort, wo das Zusammenspiel nicht von selbst klappt.

Wenn Ihre Software alles schon kann, begleiten wir gern nur die Einrichtung und Einweisung.

Sie schreiben Rechnungen mit Word, Excel oder LibreOffice oder mit einer älteren Rechnungssoftware
Sie nutzen mehrere Systeme (Warenwirtschaft, Buchhaltung, Mail), die zusammenspielen müssen
Eingehende Rechnungen sollen automatisch erkannt und abgelegt werden
Sie wollen ZUGFeRD-Rechnungen sicher versenden, verschlüsselt und signiert (sicherer Datenaustausch)
Ihre Steuerberatung erwartet ein bestimmtes Format oder eine bestimmte Übergabe

Online-Seminare: selbst lernen, selbst umsetzen

Wenn Sie Ihre Rechnungen lieber selbst erstellen: Wir zeigen Ihnen, wie, mit kostenlosen Programmen. Einzeltermin oder Gruppentermin, ganz nach Ihrem Zeitplan.

XRechnung & ZUGFeRD für Selbstständige

E-Rechnungen erstellen und validieren mit Fakturama und LibreOffice – von der Einrichtung über Angebot und Rechnung bis zu den Unterschieden der Formate. Zum Seminar

490 €zzgl. MwSt., pro Teilnehmer

Sicher kommunizieren und Daten signieren

Mit Gpg4win/PGP E-Mails und Dateien verschlüsseln und signieren, ideal für den Versand von ZUGFeRD-Rechnungen. Zum Seminar

490 €zzgl. MwSt., pro Teilnehmer

Für mehrere Teilnehmer erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.

Dokumentenmanagement (DMS): Belege digital ablegen

Ein DMS ist die sinnvolle Ergänzung, wenn Rechnungen, Verträge und Belege nicht mehr in Ordnern und Mailpostfächern verloren gehen sollen.

Ablage & Suche

Dokumente zentral speichern, verschlagworten und in Sekunden wiederfinden.

Zugriff & Sicherung

Berechtigungen, Backups und Archivierung, abgestimmt auf Ihre Aufbewahrungspflichten.

Eingang automatisieren

Eingangsrechnungen automatisch erkennen, zuordnen und an Ihre Buchhaltung übergeben.

Häufige Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne grafische Darstellung. ZUGFeRD kombiniert ein PDF zum Lesen mit eingebetteten, maschinenlesbaren Daten. Beide können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, ZUGFeRD ist im Austausch zwischen Unternehmen oft bequemer.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail künftig noch?

Im B2B-Bereich nur noch eingeschränkt und innerhalb der Übergangsfristen. Danach muss die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen. Prüfen Sie Ihre konkrete Situation mit Ihrer Steuerberatung; wir kümmern uns um die technische Umsetzung.

Muss ich als Selbstständige oder Selbstständiger überhaupt etwas tun?

Empfangen müssen alle Unternehmen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen und teils Erleichterungen, etwa für Kleinunternehmer. Was für Sie gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Wir helfen bei der technischen Umsetzung und zeigen im Seminar, wie es praktisch geht.

Brauche ich dafür ein DMS?

Nicht zwingend, aber es erleichtert Empfang, Ablage und Wiederfinden erheblich. Wir beraten, ob und in welcher Größenordnung sich ein DMS für Sie lohnt.

Was kostet die Einrichtung?

Das hängt von Ihrer vorhandenen Software und dem Umfang ab. Nach einer kurzen Bestandsaufnahme erhalten Sie ein festes Angebot, ohne versteckte Kosten.

Sprechen wir über Ihre IT.

Schildern Sie kurz Ihr Anliegen – Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung und ein klares Angebot.

Anfrage senden 0721 6090610